Telah diketahui bahwa secara fisik data dalam bentuk kumpulan bit
dan direkam dengan basis track didalam media penyimpan
eksternal. Dalam prakteknya, untuk kemudahan dalam mengakses data,
data disusun dalam suatu struktur logis yang menjelaskan bahwa:

  • 1. Kumpulan tabel menyusun basis data,
  • 2. Tabel tersusun atas sejumlah record,
  • 3. Sebuah record mengandung sejumlah field, dan
  • 4. Sebuah field disimpan dalam bentuk kumpulan bit.

Pengertian masing-masing istilah diatas adalah seperti berikut: a.
Field (medan) menyatakan data
terkecil yang memiliki makna. Istilah lain untuk field
yaitu elemen data, kolom item, dan atribut. Contoh field
yaitu nama seseorang, jumlah barang yang dibeli, dan tanggal lahir
seseorang. b. Record (rekaman)
menyatakan kumpulan dari sejumlah elemen data yang saling terkait.
Sebagai contoh, nama, alamat, tanggal lahir, dan jenis kelamin dari
seseorang menyusun sebuah record. Istilah lain yang juga
menyatakan record yaitu tupel dan baris. c.
Tabel menghimpun sejumlah
record. Sebagai contoh, data pribadi dari semua pegawai
disimpan dalam sebuah tabel. d. Basis data
(database)
adalah suatu pengorganisasian
sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas
untuk memperoleh informasi. Sebagai contoh, basis
data
akademis mengandung tabel-tabel yang berhubungan
dengan data mahasiswa, data jurusan, data mata kuliah, data
pengambilan mata kuliah pada suatu semester, dan nilai yang
diperoleh mahasiswa.